Digitale Dokumente zu unterzeichnen, bedeutete lange Zeit einen gewissen Aufwand. Sie wurden meist ausgedruckt, händisch unterschrieben und wieder eingescannt. Das ist umständlich, erfordert eine gewisse technische Ausrüstung und beeinträchtigt die Qualität der Dokumente. Die digitale Unterschrift schafft Abhilfe, indem Sie damit immer und überall Dokumente direkt online signieren können.
Die Möglichkeit, Dokumente digital zu unterschreiben, ist vielen Menschen nicht geläufig oder sie wissen nicht, wie sie eine digitale Signatur erstellen können. Es lohnt sich deshalb, sich einmal intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen – damit auch Sie ab sofort die digitale Unterschrift nutzen und Dokumente schneller sowie ohne Drucker bearbeiten können. Was also ist eine digitale Unterschrift?
Elektronische Signatur, digitale Unterschrift, Online-Signatur, E-Signatur – sie hat viele Namen, doch sie alle bezeichnen die Möglichkeit, Dokumente elektronisch und rechtssicher zu unterzeichnen. Es handelt sich dabei um eine kodierte Nachricht, die das Dokument sicher mit dem jeweiligen Unterzeichner verbindet. Dafür wird ein modernes Format namens Public Key Infrastructure (PKI) verwendet.
Einfach ausgedrückt, ist die elektronische Signatur also eine Art von Zertifikat, das die Willenserklärung der unterzeichnenden Person ausdrückt. Es entspricht internationalen Vorgaben und bietet hochmoderne Möglichkeiten, um die Unterzeichnenden zu identifizieren. Dadurch ist die digitale Unterschrift rechtsgültig.
Um rechtsgültig zu sein, muss die elektronische Signatur einzigartig sein. Dafür wird das PKI-Protokoll genutzt, das auf einem komplexen mathematischen Algorithmus beruht. Er nutzt spezielle Schlüssel, bestehend aus langen Zahlenketten, die teilweise öffentlich und teilweise privat sind.
Das bedeutet: Wird eine elektronische Unterschrift erzeugt, so wird dieser Schlüssel gemeinsam mit anderen Daten zu dem betreffenden Dokument in eine digitale Signatur verwandelt. Die Daten werden dabei selbstverständlich verschlüsselt, sodass die digitale Unterschrift rechtssicher ist und den hohen Datenschutzanforderungen genügt. Eine gültige digitale Unterschrift wird dann auch als qualifizierte elektronische Signatur bezeichnet.
Um eine qualifizierte digitale Unterschrift zu erstellen, sind nur drei einfache Schritte notwendig:
Es gibt verschiedene Anbieter für elektronische Signaturen. Der erste Schritt besteht deshalb darin, den passenden Anbieter auszuwählen und sich anzumelden. Eine offizielle Zertifizierung und die Benutzerfreundlichkeit sind dabei die wichtigsten Auswahlkriterien.
Je nachdem, mit welcher Zertifizierungsstelle die Plattform arbeitet, müssen Sie verschiedene Informationen zur Verfügung stellen, um eine digitale Unterschrift zu erstellen.
Sobald Ihre digitale Unterschrift einsatzbereit ist, müssen Sie lediglich den Anweisungen folgen, um beispielsweise ein Dokument, das Sie via E-Mail erhalten haben, digital zu unterschreiben. Dafür sind meist lediglich eine schnelle Authentifizierung sowie die Eingabe weniger Daten notwendig – fertig ist elektronische Signatur!
Nein, die elektronische Unterschrift ist ein Oberbegriff, der auch die digitale Signatur umfasst – neben anderen Formen der digitalen Unterschrift. Die digitale Signatur ist eine besonders sichere Sonderform, basierend auf der PKI-Technologie.
Wenn Sie die digitale Unterschrift in den drei genannten Schritten erstellen, so ist diese rechtsgültig. Ihre handschriftliche Signatur lediglich einzuscannen, ist hingegen nicht ausreichend.
Hierfür benötigen Sie einen Online-Anbieter oder eine spezielle Software. Achten Sie darauf, ein zertifiziertes sowie sicheres Tool zu verwenden.
Ganz klar ja. Sie können innerhalb weniger Minuten eine eigene digitale Unterschrift erstellen und diese anschließend jederzeit nutzen. Das bedeutet auf Dauer eine große Zeitersparnis, mehr Nachhaltigkeit und viele weitere Vorteile.
